勤怠クラウドで有給管理、申請をしたらどうなるの？

有給休暇の管理が複雑だし面倒だ と悩んでいませんか？

有給休暇は従業員によって

・付与日数

・発生日

・残日数

が違います。

それを管理簿やExcelでその都度、記載したり修正したりと従業員が多いと面倒ですよね

そのような時はクラウドでの管理でとても便利なんです。

では有給管理を勤怠クラウドで管理するとどのようになるのか実体験を踏まえてお話ししていきます。

 

①入社日から半年後の有給発生日になると…

まず初めにこれだけは知っておいてください

有給休暇は正社員だけではなく契約社員、アルバイト、パート等全ての労働者

に与えられます。

有給休暇は会社の就業規則によって少し違いはありますが

基本は入社日から半年後に発生します。

従業員によってもちろん、入社日は違いますし、週の労働日数、１日の労働時間が違います。

つまり発生日や与えられる日数がバラバラなのです。

従業員が１００名いると想像してみてください。

今日は誰が新たに有給休暇を与えられて、この方は何時間勤務で何年目だから何日発生して…

という作業をしないといけません。ゾッとしますよね。

ではクラウド勤怠で有給休暇を管理してみましょう。

勤怠一郎さんと勤怠花子さんが４/１に入社をしました。

勤怠一郎さんは１日７時間勤務の週４日です。勤怠花子さんは１日８時間勤務の週５日です。

入社時に入社日と週の労働日数を従業員情報に登録しました。

時は経ち半年後…

１０/１に管理者が勤怠クラウドを開いてみると画面には

勤怠一郎（有給残日数７日、有効期限２０２３年９/３０）

勤怠花子（有給残日数１０日、有効期限２０２３年９/３０）

と自動的に判断して正しい日数を付与してくれています！

※実際の勤怠クラウドの画面をお見せします。

管理者は入社日に情報を登録しただけで、あとは何も気にかけず

半年後に与えないといけないという注意をしなくて良くなりました。

 

②有給を申請するときは紙を探していたのに

有給休暇を取りたい！と思い

上司に伝えると「紙に書いて持ってきて、確認して印鑑を押すから。」

と言われ、そこから有給休暇の申請用紙を探す旅が始まります。

ここじゃない、ここでもない。いろんな引き出しを開けてみて

あった！

ようやく見つけた紙に希望日を記入し、まず課長に印鑑の依頼。

中には有給休暇は何するの？と聞いてこられる上司もいらっしゃいますが

プライベートはそっとしておいてもらいたいものです。

続いて部長に印鑑の依頼。そして完了。

というのが前職での流れでした。

しかし、勤怠クラウドを導入している現職では、スマホもしくはPCで希望日の申請を上司に送ります。

承認されればシフトと連携しているのでシフトに有休と表示されます。

ですので気軽に申請を送ることができますね。

休みは労働者に与えられた権利なのですから、会社は遠慮なく消化できる環境を目指してください！

③残日数を確認するには管理者に伺っていたのが

今、有給休暇が何日残っているのか知りたいな

と思うことがあると思います。

そんなとき私は忙しそうにしている有給管理簿の管理者に恐る恐る声をかけると、「ちょっと後にして！」

と言われてしまう時もありながらなんとか情報を得ていました。

このようなことも勤怠クラウドでの管理だと起こりません。

スマホやPCでマイページにログインしてしまえば

残日数や有効期限も確認することができ

そのおかげで計画的に有給休暇を消化することができています。

管理者としてもメリットももちろんあります。

それは働き方改革で義務付けられた年５日の消化義務です。

我々が使っているクラウドソフトでは５日の消化があまりよろしくないと悲しい顔🥺

消化できていると笑顔になります。😄

この機能のおかげで早期に有給休暇の消化が乏しい従業員を発見でき、声をかけることができます。

このように自分の有給休暇を自由に把握することで休日のスケジュールを考える楽しみができますね！

最後に

弊社ではバックオフィスやツールを改善することで

いろんなところに相乗効果が生まれると思っています。

今までネックだった確認作業、日々の業務が無くなるくなる事により

新たなことにチャレンジできたり、一度効率良くなったのを経験すると

あの部分も効率化できるんじゃないかな？

IT化することはできないかな？と良い方向に進み始めるきっかけになります！

その良いきっかけになる有益な情報をこちらのyoutubeチャンネルでも発信していますので

是非、気軽にご覧ください。